Plan van Aanpak “De Toekomst van ons DenksportCentrum Bussum”
datum: 15 april 2013
HOOFDSTUK 1 PROGRAMMA VAN BEWEGING
Inleiding
We hebben in Bussum een geweldige locatie tot onze beschikking, bestemd voor het bieden van verschillende vormen van denksport aan de burgers van Bussum en omstreken. We zijn echter van mening dat we er meer mee kunnen bereiken dan we nu doen, dat met deze locatie de doelstellingen van de clubs beter gesteund kunnen worden. Een aantal van de bridgeclubs hebben last van achteruitlopende ledenaantallen, verouderende samenstelling, het bridgeniveau neemt langzaamaan verder af en de spontane toestroom van nieuwe mensen is tanende. Over de schaakclub kunnen we stellen dat ze er in slagen jeugd te stimuleren om te komen en ze blijven actief op het hoogste landelijke schaakniveau.
Doelstelling
De teruggang van een belangrijk deel van de clubs is een sluipend proces van jaren, wat deels door de veranderingen in de samenleving moeilijk tegen te gaan is, maar ook verband houdt met hoe actief de bridgeverenigingen en haar leden zijn. Aan de locatie ligt het niet, in die zin dat het oude kerkje in het centrum van Bussum een goede plek is om samen te komen, op wat parkeerproblemen na. Onze ambitie is een nieuwe beweging in ons centrum teweeg te brengen. Kernbegrippen zijn: open huis, jong en oud, actief, groeien, leren, talent, gezellig, saamhorigheid, competitief voor wie wil. Het Denksport Centrum moet de logische plek worden voor denksporters van alle leeftijden.
Middelen zijn: opleiden, gastvrij zijn, gezellige ambiance bieden, nieuwe initiatieven nemen zodat de jeugd ook naar het centrum komt en veel actieve vrijwilligers.
De effecten waar we op hopen zijn: een jeugdafdeling bij bridge, nieuwe leden, betere spelers, een bloeiend verenigingsleven, volle zalen, een ontspannen sfeer.
Programma van Beweging: gevraagd besluit
We hebben al veel ideeën en niet genoeg. Niet alles is uitvoerbaar. Het zal niet in 1 dag af zijn en het zal niet in 1 jaar alle gewenste effecten opleveren. Maar we geloven dat we met veel beweging en volharding er samen in kunnen slagen de toekomst van ons Denksport Centrum te creëren die ons voor ogen staat. Beweging doen we allemaal tezamen, daarom zijn we ons programma begonnen met een echte kick off: een brainstorm bijeenkomst in ons Centrum op 24 maart j.l. Daar hebben we alle verenigingen voor uitgenodigd. Er waren maar liefst bijna 30 bridgers vanuit 4 verenigingen en de Instuif aanwezig. Dat vonden wij een groot succes en een teken dat onze ambities breed worden gedragen. LEV toont interesse maar was verhinderd en Slem toonde geen belangstelling. Helaas was vanuit de schaakclub BSG niemand vertegenwoordigd. We hebben met alle aanwezigen middels een creatieve brainstorm nagedacht over thema’s als Het Gebouw, Opleiden en Nieuwe Leden. De ideeën zijn besproken verzameld en uitgewerkt in bijgaande
Plan van Aanpak.
We bieden u hiermee ons Plan van Aanpak aan en vragen u positief te besluiten over de realisatie ervan. U treft in het plan de uitgewerkte voorstellen aan, de route daarnaar toe, de kostenramingen voor zover nu bekend of in te schatten en de geplande go/no go momenten waarop wij het Bestuur van DenksportCentrum Bussum tussentijds zullen vragen goedkeuring te geven op de volgende stap in de uitvoering van dit Plan van Aanpak.
Ter voorbereiding van de komende DenksportCentrum Bussum bestuursvergadering op 20 april a.s. vragen wij u navraag te doen bij de bevindingen van de leden van uw vereniging die bij de Brainstorm bijeenkomst aanwezig waren en indien nodig vooraf ruggespraak te houden met de bestuursleden van de vereniging die u vertegenwoordigt.
Zonder vrijwilligers geen succes
De uitvoering van dit plan is grotendeels afhankelijk van de inzet van vrijwilligers. Het is dan ook een belangrijke succesfactor of we erin slagen genoeg gemotiveerde en gekwalificeerde vrijwilligers te betrekken. We hebben daarvoor het DenksportCentrum Bussum bestuur en de afzonderlijke besturen van de betrokken verenigingen hard nodig.
Communicatie, extern en intern, is onmisbaar
Alle mooie ideeën, plannen en zelfs uitvoering ten spijt, als denksporters buiten DenksportCentrum Bussum niet horen welk beweging zich bij ons voordoet, zullen ze er ook niet voor kiezen naar ons toe te komen. De boodschap verspreiden is daarmee een essentieel onderdeel van dit plan.
Organisatie van dit Programma in Beweging
Dit programma kan eenvoudig een spanwijdte krijgen van meerdere jaren. Het is belangrijk een duidelijke projectstructuur in te voeren, waarmee de organisatie van dit programma wordt uitgevoerd.
Wij stellen voor een Projectgroep op te richten. Algemeen projectleider is Simon Vollers. Naast hem hebben een aantal andere denksporters zitting in de Projectgroep. De Projectgroep stuurt overall het totale programma aan. Het is belangrijk dat de verschillende werkgroepen een vertegenwoordiger hebben in de Projectgroep (de zogeheten ‘linking pin’).
Wij stellen voor de volgende werkgroepen op te richten:
- Ons Gebouw (3 denksporters, met als Kees Flink linking pin in de Projectgroep)
- Opleidingen (3 denksporters, met Joop Boeschoten als linking pin in de Projectgroep)
- Nieuwe Leden (3 denksporters, met Simon Vollers als linking pin in de Projectgroep)
- Public Relations (3 denksporters, met Fred Kooijman als linking pin in de Projectgroep)
Tenslotte:
- zullen de werkgroepen bij de realisatie meerdere vrijwilligers hard nodig hebben. Het is een taak van de Projectgroep te zorgen voor deze ondersteuning.
- een project heeft een Opdrachtgever nodig. Het is logisch dat het bestuur van het DenksportCentrum Bussum de Opdrachtgeversrol vervult.
HOOFDSTUK 2 HET GEBOUW
Uit de brainstormsessie van 24 maart jl. is veel belangrijke informatie naar voren gekomen over wat er anders en beter kan met ons Gebouw. Niet dat het nu niet goed is, maar willen we de ambities die wij nastreven kunnen waarmaken, dan hoort daar een bijpassend imago en uitstraling van ons Gebouw bij.
Hier lopen we het risico dat we “zoveel mensen, zoveel meningen” hebben, die ieder voor zich eigen “stokpaardjes” hebben over gewenste verbeteringen. Om het proces van keuzes voor verbetering te maken, hebben we een zo gestructureerd mogelijke aanpak gekozen. Die laat zich als volgt samenvatten:
- inventarisatie wensen voor ons Gebouw bij Brainstormdag, voorbereid en begeleid door een professioneel architect en bridger (Joost van Hattem);
- uitwerken van geuite wensen volgens structuur van Joost, vast te leggen in een enquête. In deze enquête vragen wij denksporters Ja/Nee op een aantal stellingen betreffende ons Gebouw en vragen wij hoe belangrijk zij die verandering vinden, om daarmee een prioriteitenafweging te kunnen maken;
- De uitkomsten van de enquête dienen als een globaal programma van eisen waarmee wij een binnenhuisarchitect opdracht willen geven om aan de hand daarvan voorstellen te doen hoe de wensen het beste gerealiseerd kunnen worden.
- Na het advies van de binnenhuisarchitect voert de werkgroep (3 denksporters, onder begeleiding van de projectgroep) deze verbeteracties uit volgens een van te voren goedgekeurd plan waarin alle acties gefaseerd worden gepland;
- De werkgroep PR & Communicatie zorgt ervoor dat alle behaalde resultaten goed worden gecommuniceerd, dan wel draagt er zorg voor dat er goed wordt voorgelicht als deze verbeteringen tijdelijk tot overlast kunnen leiden voor denksporters en omwonenden.
De suggestie om het gebouw te verkopen en een ander gebouw te kopen is nader onderzocht en niet realistisch gebleken.
Eerste resultaten:
2.1 plan voor aanpassingen aan het gebouw per september 2013
2.2 twee verbeteringen uitgevoerd per zomer 2014
Bijlagen: samenvatting van brainstormdag over ons Gebouw, enquête over ons Gebouw (niet een definitieve versie)
HOOFDSTUK 3 OPLEIDINGEN
De Brainstormdag toont dat diverse vormen van bridge opleiding relevant kunnen zijn. Voor beginners denken we aan cursussen, voor gevorderde spelers aan thema series. Daarbij horen verschillende tijdsbeslagen, kosten, organisatie vormen, speel niveaus en doelstellingen en doelgroepen. Materiaal is beschikbaar, docenten zijn er ook. Over schaken is in dit kader niet gesproken.
Een projectgroep zal tot een pakket van opleidingen komen waarna bridgers geraadpleegd worden over hun behoefte. De opvattingen van bestuurders (ook TC) en docenten krijgen aparte aandacht waar het beginners betreft.
Een en ander zal leiden tot plannen en afspraken over kosten en tijdsplanning.
Eerste resultaten
3.1 een overzicht van opleidingen met daarbij cursus materiaal en budgetten per september 2013
3.2 1 opleiding voor beginners en 3 thema series uitgevoerd per zomer 2014
Bijlagen: samenvatting van brainstorm over Opleidingen.
HOOFDSTUK 4 NIEUWE LEDEN
De Brainstorm vraagt uiteraard als eerste aandacht voor publiciteit. Maar ook de begeleiding is belangrijk (getuige ook de telefonische reactie van de voorzitter van de schaakclub). De drempel om binnen te komen moet verlaagd worden. Zijn de kandidaten er, dan wil je dat ze blijven komen.
Een van de ideeën betrof het gebruiken van invallers om ervoor te zorgen dat iedereen die wil, die kan spelen. Daartoe kan de wedstrijdleider ook terug vallen op andere clubs. Daarover meer in de brief die is bijgesloten.
Eerste resultaten
4.1 een aantal deelprojecten om het aantal leden uit te breiden per september 2013
4.2 elke club die mee doet 5 nieuwe leden erbij per zomer 2014
Bijlagen: samenvatting van brainstorm over nieuwe leden en brief over invallers.
HOOFDSTUK 5 PUBLIC RELATIONS & COMMUNICATIE
Alle activiteiten die in het DenksportCentrum Bussum ontwikkeld zijn moeten bekend worden. We willen ook alleenstaanden en mensen met vrije tijd bereiken. We willen dat de gemeente bewust inspeelt op activiteiten van het DenksportCentrum Bussum. Ook de huidige bezoekers van het DenksportCentrum Bussum moeten op de hoogte blijven van wat er speelt.
Internet, maar ook de klassieke media als lokale kranten spelen een rol. De websites van de clubs tonen grote verschillen. Leden met kennis van zaken kunnen helpen om relevante informatie toegankelijk te presenteren.
Eerste resultaten
5.1 een plan met activiteiten richting krant, nieuwe media en externe organisaties per september 2013
5.2 zichtbare en tevoren omschreven resultaten op elk gebied per zomer 2014
HOOFDSTUK 6 FINANCIËN
Per deelproject zal geld uitgegeven worden. De kosten en opbrengsten zullen variëren en de projectgroep vraagt daarin op voorhand enige flexibiliteit. Met 4 gedefinieerde projecten vraagt de projectgroep om 4000 euro om resultaten op te leveren zoals per deelproject gedefinieerd en door het DenksportCentrum Bussum bestuur geaccordeerd.
HOOFDSTUK 7 VOORLOPIG TIJDPAD, MET GO/NO GO MOMENTEN VOOR
DenksportCentrum Bussum BESTUUR
De leden van het DenksportCentrum Bussum bestuur zijn verantwoordelijk voor het waarborgen van de belangen en de betrokkenheid van hun leden en het toezien op het realiseren van de behoefte van die leden.
De werkgroepen betroffen een selectie, we hadden meer. Het realiseren van plannen kost soms geld en altijd tijd. Prioriteiten en keuzes moeten leiden tot haalbare en gewenste doelen. Vanuit de overtuiging dat het gebouw een troef is voor elke club die daarvan gebruik maakt en dat samenwerking noodzaak is voor het ontwikkelen van de meerwaarde van dat gebouw is het bestuur van het DenksportCentrum Bussum sturend. Deelprojecten moeten worden aangeboden.
Het is van groot belang dat de leden vertegenwoordigd zijn in de projectgroepen. Iedereen is welkom met plannen, iedereen is welkom die een bijdrage kan en wil leveren. Als een club niet wil meedoen, dan is dat jammer maar niet onoverkomelijk. En ze mogen zich bedenken.
Er zijn deelprojecten die zonder geld uitvoerbaar zijn. Er kunnen deelprojecten ontstaan die een budget uitdaging poneren en die dus een meerjaren planning impliceren.
